Ennen aina puhuttiin, että digi ei ole itsetarkoitus. Nyt voidaan kuitenkin sanoa, että se on. Digitaidot ovat kiinteä osa opetussuunnitelmaa ja täten kaikki tunnusten kanssa sählääminen, salasanojen muistelu, sisäänkirjautumisten selvittely ja tavallaan turhalta vaikuttava työ koulussa, ei ole turhaa, vaan opetussuunnitelman mukaista toimintaa. Moni diginillittäjä valittaa heti, jos jokin digijärjestelmä/ohjelma ei ole selkeästi nopeampi/tehokkaampi/parempi kuin vaikkapa paperivihko, kynä ja kirja. Mutta mistä lähtien meidän piti tehdä koulussa asiat tehokkuuden ehdoilla. Koulussa opetellaan asioita. Digi on yksi keskeinen asia. Jotkut asiat tehdään digillä vain, koska on hyvä oppia tekemään ne digillä, sillä tulevaisuudessa ne tullaan niin tekemään.
Mites muuten ekologisuus? Moni paperidinosaurus ei muista, että digikirjat, -vihkot ja -opetus on miltei aina paljon ekologisempaa kuin se isoisänaikainen vaihtoehto.
Yksi suurimmista haasteista – yllättävää kyllä – modernille oppilaitokselle, on sähköisen kalenterin käyttöönotto ja käyttäminen arjessa. Useat ihmiset – ja ehkä eritoten opettajat (luen tässä opettajat ihmisiin) – kokevat edelleen paperisen kalenterin käytön olevan ylivoimaisesti helpompaa. Siihen on nopeampi tehdä merkintöjä ja yleissilmäyksen luominen viikkoon, kuukauteen jne. on helpompaa. Asiat pysyvät hallussa. Tämä kaikki lieneekin totta ainakin yksilön kokemuksen tasolla. Ainakin niin kauan kun paperinen opettajakalenteri ei huku, unohdu tai nauti liikaa kahvia.
Mutta kun kalenterin käyttöä lähestytään yhteisöllisestä näkökulmasta, niin asiat alkavatkin näyttää toiselta. Paperista kalenteria ei voi jakaa toisten kanssa. Tosin opettajanhuone on perinteisesti ollut täynnä kaikenlaisia yhteisöllisiä paperikalentereita, joihin varaillaan aamunavausvuoroja, välituntivalvontoja, piirtoheittimiä ja jumppasaleja. Sinne opehuoneeseen on sitten kiva ravata merkintöjä tarkastelemaan. Askelmittari kiittää. Kotona seuraavaa päivää suunnitteleva opettaja ei.
Sähköisen kalenterin jakamisella on valtava merkitys työnteolle ja työyhteisölle. Jokaisella on nyt pääsy kaikkeen työtekoa koskeviin aikaan ja paikkaan sidottuihin asioihin milloin vain ja missä vain. Sillä että yksi yksilö tekee merkinnän yhteiseen kalenteriin huolella, hän tulee palvelleeksi koko työyhteisöä ja säästää heiltä merkinnän tekemisen vaivan (vrt. että jokainen merkitsisi saman itselleen paperikalenteriin). Ajan ja vaivan säästö on valtava, vaikkakin tämä merkinnän tekevä yksilö voi kokea toimenpiteen vaivalloisemmaksi kuin paperikalenteriin merkitsemisen. Nämä sähköiseen kalenteriin merkintöjä tekevät opettajat ovatkin nykyajan uhrautujia, äiti teresoita, digimarttyyreita, joiden kunniaksi modernit osaavat johtajat perustavat patsashankkeita koulun pihaan.
Sähköinen kalenteri (kuten muutkin sähköiset järjestelmät) muuttaa työn organisoinnin vastuuta. Kalenterimerkinnän tekijän vastuu on suuri, koska kaikki muut, kenties tuhannet ihmiset, noudattavat ja lukevat tuota merkintää ja toimivat sen informaation varassa. Toisaalta merkintää voi aina täydentää ja informaatiota lisätä.
On muiden vastuulla kontrolloida sitä, kuinka he informaatiota käsittelevät ja minkälaisia ilmoituksia he tästä informaatiosta saavat. On totta, että satojen ihmisten yhteinen kalenteri/kalenterit voivat muodostaa ”väärin katsottuna” sekavan kokonaisuuden. Ja tästä pääsäänkin sitten valittamaan ”kun on niin kovin sekavaa ja huonoa” ja ”ai, en tiennyt, että siitä piti klikata, jotta näen asialistan” yms. Jokainen nykyinen sähköinen kalenterijärjestelmä tarjoaa kuitenkin riittävät tavat jäsentää näkymiä niin, että sekavuudesta pääsee eroon. On turha valittaa piippailevista viestimistä, kalenterihälytyksistä, sähköposteista ja muusta kenellekään muulle kuin omalle peilikuvalleen. Tällainen valitus kertoo yleensä vain henkilön kyvyttömyydestä hallita oman aikansa, oppimisensa ja työnsä organisointia. Melkein aina näistä ongelmista pääsisi eroon viidentoista minuutin asiaan perehtymisellä, mutta valitaan kuitenkin nillittämisen tie ja käytetään siihen aikaa ja energiaa tuntitolkulla.
Tällä hetkellä eletään ilmeisesti suurimmassa osassa oppilaitoksia murrosaikaa, jossa toisaalta toiset käyttävät paperikalentereita ja toiset yksinomaan sähköisiä kalentereita. Koulun kokonaisuus kuitenkin siirtyy vääjäämättä sähköiseen suuntaan yhteisöllisyyden takia. Mikään muu ei tietty olisikaan mahdollista. Murrokseen kuuluu myös ihmisten taipumus perustaa erilaisia kalenterin korvikkeita: ”Hei, merkkaisn tähän Excel-taulukkoon kaikki vapaat ajat”, ”Tässä linkki Wordiin, josta näet tyhjät tilat”, ”Vastatkaa tähän viestiin milloin teille käy”. Tämä on tietysti täysin älyvapaata puuhaa, jolla sekoitetaan itsensä lisäksi kaikkien organisoidusti työtään tekevien pasmat. Kuka tahansa työn organisoinnin konsultti tai stressitutkija voi kertoa, että aikaan ja paikkaan sidotulle informaatiolle on olemassa vain YKSI paikka: kalenteri. Mitä nopeammin tämän tosiasian sisäistää, sen helpommaksi työn itselleen (ja muille) tekee. Taitavan organisaation johdoin tulisikin näyttää tässä esimerkkiä muulle työyhteisölle.
Sähköpostin on kuoltava. Olisi äärimmäisen mielenkiintoista tietää ovatko uudempien viestintätapojen vastustajat ja sähköpostissa kiinni pysyttelevät, niitä samoja henkilöitä, jotka aikoinaan vastustivat sähköpostin tuloa ja jotka sittemmin printtasivat sähköpostit itselleen kierrekansioihin. No, sähköpostilla on toki paikkansa ja se paikka on ulkoisen viestinnän parissa organisaation ja muiden välillä. Ja tietysti ajanvietteenä roska- ja mainospostien ja muun turhan spämmin tuhoamisessa. Lukuisista sähköpostin huonoista puolista (jotka ovat toivottavasti kaikille suhteellisen itsestään selviä), huonoin on kuitenkin sen perusluonne – sähköposti on luonteeltaan julistavaa, tiedottavaa. Sähköposti ei innosta keskusteluun ja osallisuuteen ja prosessinomaisuuteen.
Mitä modernit viestintätavat ovatkaan? Ne ovat pikaviestinpalveluista ja sosiaalisesta mediasta tuttuja tapoja keskustella jouhevasti eri aiheista aikaan ja paikkaan sitoutumatta ja samalla jakaa mahdollisia referenssimateriaaleja. Yleisimpiä moderneja viestintäympäristöjä ovat: Slack, Teams, Yammer, Workplace, Jira, Wrike, Google Hangouts…
Näihin liittyy usein samat valitukset ja selitykset kuin sähköiseen kalenteriinkin. Kyse onkin jälleen vastuunsiirrosta – yksilö on itse vastuussa kuinka hän informaatiota käsittelee ja vastaanottaa. On kummallista kuinka harvoin tätä edes johdon tasolla tajutaan. Ensin pidetään juhlapuhe osallisuudesta ja seuraavaksi aletaan pelätä, että joku itse asiassa Yammerissa kirjoittaakin jotakin. Eniten pelätään itse vastata, koska ajatellaan, että johtajan kuuluu olla puolueeton ja suosimatta ketään tai mitään. Niinpä pomo ei sitten yleensä koskaan kirjoita mitään paitsi yleisiä tiedonantoja. Tällöin koko viestintäkanava kuihtuu jonkinlaiseksi työntekijöiden keskinäisen supatuksen kerhoksi, jolla ei ole merkitystä. Jos johto ei ole läsnä siellä, niin mitäpä merkitystä koko hommalla on. Annetaan mielikuva, että todelliset päätökset tehdään jossakin muualla. On kuitenkin suuryhtiöitä joiden johtajat ovat ymmärtäneet modernien viestintäkanavien merkityksellisyyden ja he vaihtavat näkemyksiä yhtiön kahvinkeittäjän kanssa pelottomasti omana persoonanaan. Tällainen antaa ihan toisenlaisen kuvan, ja viestin muille, kuin vanhakantainen pidättyvyys omassa norsunluutornissa antamassa virallisia julkilausumia.
Kävin syyslomalla Jari Sarasvuon kaiken kattavan ja erinomaisen kuuden sekunnin pituisen kurssin työn organisoinnista. Kurssin tauolla oli hieno mahdollisuus verkostoitua toisten asiasta kiinnostuneiden kanssa. Spoilaamatta koko kurssia teille, voin paljastaa jälkimmäisen puoliskon ydinsisällön. Se kuuluu näin: Sovitaan mitä tehdään, tehdään mitä sovitaan. Kurssi oli ilmainen, mutta olen siitä huolimatta hyvin tyytyväinen sen antiin. Mitään en siis maksanut tuosta sisällöstä, mutta olisin valmis maksamaan miltei mitä vain, jos sitä noudatettaisiin työpaikallani.
Sovitaan mitä tehdään. On tärkeää, äärimmäisen tärkeää, että, jopa ruotsalaisittain, keskustellaan tarkkaan samalla taajuudella ollen, niin että kaikki ymmärtävät, mistä on kyse, mitä KONKREETTISESTI tehdään. Pitää pystyä viemään päätökset konkreettisten tekojen asteelle. Verbeiksi. Päätösten pitää toki olla sitten hyviä ja syviä. Niiden tulee syntyä viisaiden prosessien (modernit viestintävälineet) avulla eikä hätäisesti sohien.
Tehdään mitä sovitaan. Päätöksissä pitää pysyä nanosekuntia kauemmin. Miten turhauttavaa onkaan jatkuva soutaminen ja huopaaminen, kun jokainen päätös on vain uusi kohde lakkaamattomalle valitukselle ja kritiikille. Mikään asia ei edisty eikä ainutkaan muutos tapahdu ja syvene.
About Author
